NOTICE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES CLEODIS

CLEODIS s’engage à ce que les traitements de données à caractère personnel qu’il met en œuvre soient conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi informatique et libertés.

La présente notice vise à vous fournir des informations détaillées sur la manière par laquelle CLEODIS, agissant en qualité de responsable de traitement, protège vos données personnelles.

Elle explique de quelle manière vos données sont obtenues, pourquoi elles sont traitées, avec qui elles sont susceptibles d’être partagées, les mesures mises en œuvre pour assurer leur confidentialité et leur sécurité et rappelle les droits dont vous disposez et comment les exercer.

Ces principes de protection sont appliqués à CLEODIS, à savoir :

CLEODIS, SAS au capital social de 625 240 €
RCS LILLE METROPOLE 453 079N816
Siège social : 45 RUE SOLFERINO 59800 LILLE

1. Quelques définitions
2. A qui s’adresse cette Notice ?
3. Qui recueille vos données à caractère personnel ?
4. Comment obtenons-nous les données personnelles vous concernant ?
5. Qui accède à vos données ?
6. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?
7. Combien de temps sont conservées vos données personnelles ?
8. Comment assurons-nous la sécurité et la confidentialité de vos données ?
9. Où sont stockées vos données ?
10. Nos actions de prospection
11. Mise en œuvre de traitements particuliers reposant sur une technologie spécifique
12. Vos droits
13. Comment exercer vos droits ?

1. Quelques définitions

Lorsque ces termes sont utilisés, ils signifient :

• « Groupe » : les établissements de CLEODIS
• « Nous » : les entités de CLEODIS intervenant dans le traitement de vos données à caractère personnel en tant que responsable de traitement
• « Vous » : vous-même ou toute personne physique intervenant dans notre relation (votre représentant légal, votre mandataire, un contact, un associé, un conjoint…)
• « Données à caractère personnel » ou « données personnelles », ou « données » : il peut s’agir de différentes catégories de données selon le besoin. A titre d’exemple :
  • – des informations sur votre identité et/ou de contact telles que nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse postale et/ou électronique, numéro de téléphone, numéros des documents d’identité, âge, spécimen de signature
  • – des informations relatives à vos situations familiale, professionnelle et fiscale
  • – des informations d’identification et d’authentification liées à vos services en ligne et à vos opérations de paiement
  • – des images de vidéosurveillance dans nos locaux

2. A qui s’adresse cette notice ?

La Notice vous est destinée en tant que personne physique concernée par un traitement de données à caractère personnel mis en œuvre par CLEODIS, que vous agissiez en tant que particulier à titre privé ou dans le cadre d’une activité professionnelle.
Elle vous concerne par exemple si vous êtes :

• Un client (un crédit preneur, un locataire, un emprunteur ou co-emprunteur)
• Un client potentiel ou un prospect
• Une personne physique intervenant à titre quelconque dans le cadre d’une relation établie avec un client personne physique ou morale

3. Qui recueille vos données à caractère personnel ?

CLEODIS

Dans le cadre de sa relation d’affaires avec sa clientèle, CLEODIS, ses filiales et ses partenaires ont besoin de recueillir certaines données vous concernant. A ce titre, nous intervenons en tant que Responsable de Traitement.
Ce principe de confidentialité s’applique à l’ensemble des intervenants impliqués, qu’il s’agisse de nos collaborateurs, de nos prestataires, de nos partenaires et de leurs propres collaborateurs.

 

Les sociétés de CLEODIS

Pour rendre ces services et vous offrir une gamme de produits variés destinés à répondre à vos besoins, SIMPEL et ses filiales ne sont pas seules. Elles font partie d’un groupe plus large de sociétés, et noue des partenariats avec des entreprises.

Nos autres partenaires

Les informations applicables à la protection des données à caractère personnel relatives à un produit souscrit auprès d’un de nos autres partenaires vous sont habituellement communiquées par ce dernier, en qualité de RESPONSABLE DE TRAITEMENT pour la collecte et le traitement qu’il met en œuvre pour son propre compte.

4. Comment obtenons-nous les données personnelles vous concernant ?

Au cours de notre relation, nous allons recueillir et traiter des données à caractère personnel vous concernant. Ces données peuvent varier en fonction de la nature du produit ou du service souscrit.

Les données à caractère personnel et informations que vous nous communiquez
Nous collectons directement auprès de vous les données strictement nécessaires à votre identification, permettant de vous contacter, et relatives aux informations sur votre activité professionnelle, liées à votre situation économique, aux données financières. Cette collecte directe peut s’effectuer lors de vos entretiens avec un membre de CLEODIS, ou au moyen de formulaires papier ou électronique.

Vous êtes informé sur le document, support de la collecte de vos données, du caractère obligatoire de vos déclarations et du fait que, dans certains cas, ne pas répondre à une demande d’information peut avoir des conséquences sur le traitement de votre demande.

Lorsque vous utilisez nos produits ou services, nous recueillons des données personnelles vous concernant, telles que des données relatives à votre comportement, vos habitudes et vos préférences.

Les données à caractère personnel provenant de tiers ou d’autres services
Vos données personnelles peuvent également provenir de prestataires tiers ou fournisseurs, partenaires, sous-traitants si leurs politiques de protection des données personnelles le permettent et/ou si vous les avez autorisés à les partager.

Les données à caractère personnel publiques

Nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel publiques vous concernant.
Les données à caractère personnel publiques sont les informations ou données personnelles produites ou reçues par une autorité administrative dans le cadre de sa mission de service public, publiées par une autorité administrative ou communicables à toute personne en faisant la demande.
Nous pouvons utiliser les informations ou données à caractère personnel publiques quand cela est autorisé par les textes législatifs ou réglementaires et dans le respect des règles spécifiques de communication et de réutilisation précisées par lesdits textes.

Exclusion des catégories particulières de données à caractère personnel

Les catégories particulières de données à caractère personnel sont les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données personnelles concernant la santé ou les données personnelles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Par principe, nous ne collectons ni ne traitons ce type de données.

5. Qui accède à vos données ?

Avec des tiers, nous pouvons partager certaines de vos données avec les types d’entreprises suivantes :

• Les entreprises qui assurent ou garantissent les financements de nos clients;
• Les prestataires ou sous-traitants auxquels CLEODIS et ses filiales confient des fonctions opérationnelles, des services ou la réalisation d’enquêtes et de statistiques ;
• Les autorités judiciaires, financières ou d’autres organismes gouvernementaux ;

6. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Dans le cadre de notre relation, nous utilisons tout ou partie des données à caractère personnel vous concernant, pour les finalités décrites ci-dessous et sur la base des fondements suivants :

Exécuter le contrat relatif aux produits et services que vous avez souscrits ou que vous souhaitez souscrire

Nous traitons vos données en vue de vous fournir des produits et services. Les traitements sont mis en œuvre car ils sont nécessaires aux mesures précontractuelles qui font suite à votre demande et/ou à l’exécution du contrat, tels que :

• La souscription d’un produit ou service ;/li>
• L’analyse de votre demande de financement locatif

Et ce, notamment au moyen d’un score d’octroi :

• L’analyse de votre Location
• La gestion et l’exécution d’un produit ou service, notamment la gestion de votre financement locatif, crédit ou prêt ;
• La gestion de vos réclamations ;
• La gestion et le suivi du recouvrement (amiable, surendettement et contentieux judiciaire) ;
• La gestion des garanties et des cautions.

A défaut, SIMPEL Group et ses filiales ne seront pas en mesure de conclure ou d’exécuter le contrat.

Répondre à nos obligations légales et réglementaires

Nous sommes soumis à de nombreuses obligations légales et mettons en œuvre des traitements de données personnelles pour y répondre :

Répondre à nos intérêts légitimes
Les intérêts légitimes poursuivis par CLEODIS et ses filiales sont variés et consistent notamment en :

• – L’amélioration de la connaissance client
• – La sélection et le ciblage de nos clients, la communication marketing
• – Les enquêtes et mesure de la satisfaction de nos clients
• – La proposition de services adaptés et personnalisés :
  • o dans le cadre de l’évolution des technologies
  • o par l’amélioration de l’expérience client
  • o ou pour s’adapter à vos besoins
• – Le profilage marketing, incluant la combinaison de données à des fins d’analyse ou d’anonymisation
• – L’établissement de statistiques, modèles ou tests dans le cadre de la modélisation du score d’octroi ou d’actions de recherche et développement
• – L’amélioration de nos produits et services
• – L’amélioration de la gestion de nos risques
• – La prévention de la fraude
• – La sécurité de nos réseaux et des informations, et la surveillance de l’accès à nos locaux notamment par un dispositif de vidéosurveillance

Mettre en œuvre certains traitements avec votre consentement

Nous pouvons procéder à des traitements lorsque vous y avez consenti pour une finalité spécifique
Dans ces cas, vous serez préalablement sollicité pour exprimer votre consentement, de manière spécifique, à la collecte et au traitement de vos données pour chaque finalité concernée.

Si légalement requis, CLEODIS et ses filiales entendent soumettre certains traitements de vos données au recueil de votre consentement, tels que :

• – La prospection commerciale si vous n’êtes pas client de CLEODIS ou de l’une de ses filiales ou si vous êtes client de CLEODIS ou de l’une de ses filiales mais que la prospection porte sur des produits qui ne sont pas analogues à ceux que vous avez déjà souscrits ;
• – Le transfert de vos données vers des partenaires tiers, autres que ceux mentionnés ci-avant

A cet effet, vous serez sollicité pour consentir, de manière spécifique, à la collecte et au traitement de vos données pour des finalités explicites.

7. Combien de temps sont conservées vos données ?

Une fois les finalités de traitement des données atteintes, et en tenant compte des éventuelles obligations légales ou réglementaires imposant de conserver certaines données, nous procédons à la suppression ou à l’anonymisation de vos données.

La durée de conservation est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies.

La durée de conservation est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies.

Nous conserverons vos données personnelles au cours de la période requise pour se conformer aux lois et règlements applicables ou pendant la période répondant à nos exigences opérationnelles, telles que la bonne tenue de compte, la facilitation de la gestion de la relation client et la réponse aux demandes légales ou réglementaires.
Dans tous les cas, vos données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la poursuite des finalités du traitement. »

Par exemple, nous conservons les données ;

• 3 ans après le dernier contact pour les prospects 
• 10 ans pour les clients après la fin du contrat (sauf contentieux)

Type de traitement	Durée de conservation	Point de départ conservation
Demande d’informations sur un produit ou service  Demande de simulation en vue de la souscription d’une location ; Traitement d’analyse de risques sur une demande de location dans souscription effective	6 mois	À compter de la demande ou de la simulation
Cookies, traceurs	13 mois maximum	À compter de la date de dépôt du traceur

 

8. Comment assurons-nous la sécurité et la confidentialité de vos données ?

Le respect de la vie privée, la sécurité et la confidentialité des données et particulièrement des données personnelles que vous nous confiez sont notre priorité.

Nous prenons, au regard de la nature des données à caractère personnel et des risques présentés par le traitement, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité de vos données, et, notamment, empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès ou pour prévenir toute utilisation impropre.

Ainsi, nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour :

• préserver la sécurité de vos données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, modification, déformation, divulgation, ou destruction des données à caractère personnel que nous détenons ;
• protéger nos activités.

Nous diligentons régulièrement des audits internes afin de nous assurer de la sécurité des données à caractère personnel et de nous prémunir contre tout accès non autorisé à nos systèmes.

Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi vous êtes invité à vous montrer vigilant.

Dans le souci de protéger la confidentialité de vos données à caractère personnel, nous vous invitons, en particulier dans des règles d’usage d’Internet, à prendre toutes les dispositions utiles notamment en effaçant, dès la fin de votre consultation, les traces de navigation et en interdisant l’accès aux tiers non autorisés dans l’hypothèse où vous téléchargeriez ces données vers un logiciel de gestion.

Conformément à nos engagements, nous choisissons nos sous-traitants et prestataires avec soin et leur imposons :

• un niveau de protection des données à caractère personnel équivalent au nôtre ;
• un accès et une utilisation des données à caractère personnel ou des informations strictement nécessaires pour les services qu’ils doivent fournir ;
• un respect strict de la législation et de la règlementation applicables en matière de confidentialité, de secret bancaire, et de données personnelles ;
• la mise en œuvre de toutes les mesures adéquates pour assurer la protection des données à caractère personnel qu’ils peuvent être amenés à traiter ;
• la définition des mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité des données.

9. Où sont stockées vos données ?

Les données à caractère personnel et les informations relatives à nos clients sont stockées dans nos systèmes d’information ou dans celui de nos sous-traitants ou prestataires.
Les sous-traitants ont l’obligation légale de présenter des garanties suffisantes dans la mise en œuvre de leurs mesures techniques et organisationnelles relatives aux traitements et aux données confiés, afin de garantir la protection de vos données personnelles.
A ce titre, nous imposons à nos sous-traitants et à nos prestataires des règles de confidentialité au moins équivalentes aux nôtres.
Par principe, nous privilégions les solutions techniques et le stockage des données à caractère personnel dans des centres d’hébergement situés au sein de l’Union Européenne. Si tel n’est pas le cas, nous prenons les mesures nécessaires pour nous assurer que les sous-traitants et prestataires offrent les mesures de sécurité et de protection adéquates telles que décrites ci-après.

Vos données sont-elles communiquées ou accessibles depuis un pays hors Union Européenne ?

Vos données à caractère personnel transmises conformément aux finalités convenues peuvent, à l’occasion de diverses opérations, faire l’objet d’un transfert dans un pays de l’Union Européenne ou hors Union Européenne.
Dans le cadre éventuel d’un transfert vers un pays hors Union Européenne, des règles assurant la protection et la sécurité de ces informations ont été mises en place : soit la Commission européenne a adopté une décision d’adéquation qui reconnaît à la règlementation en matière de protection des données personnelles du pays concerné un niveau de protection équivalent à celui de l’Union Européenne, soit des garanties appropriées sont mises en place telles que des clauses contractuelles type approuvées par la Commission européenne.

En cas de paiement ou transfert de fonds hors Union Européenne, certaines données à caractère personnel doivent être communiquées à la banque du bénéficiaire même si elle est située dans un pays hors Union européenne dont la règlementation n’offre pas un niveau de protection équivalent car / dans la mesure où ce transfert de données personnelles est nécessaire à l’exécution du contrat.
Ces données à caractère personnel peuvent être communiquées, à leur requête, aux organismes officiels et aux autorités administratives ou judiciaires habilités, ou à des tiers habilités.
Dans tous les cas, nous prenons les mesures nécessaires et adéquates pour assurer la sécurité des données à caractère personnel.

10. Nos actions de prospection

Nous pouvons être amenés à vous contacter afin de vous proposer de nouveaux produits et des services qui paraissent correspondre à vos besoins ou désirs ou répondant à de nouveaux usages.
Vous pouvez vous opposer à tout moment et sans frais aux traitements initiés à des fins de prospection commerciale selon les modalités définies à l’article 12 des présentes.

Prospection commerciale par courrier électronique et automate d’appel

o Personnes physiques agissant à titre professionnel :
Votre adresse électronique peut être utilisée afin de vous adresser de la prospection commerciale par courrier électronique pour des objets en relation avec votre profession. Vous pouvez à tout moment faire valoir votre droit d’opposition à la prospection commerciale.

Les adresses professionnelles génériques attribuées à une personne morale (société) ne sont pas soumises aux principes du consentement, de l’information préalable et ne bénéficient pas du droit d’opposition. Les messages et notifications liés à la gestion administrative d’un produit ou service préalablement souscrit (alertes, notifications de mise à disposition d’un document dématérialisé sur votre espace, etc.) ne relèvent pas de la prospection commerciale. Le paramétrage des messages et notifications peut dans ce cas être réalisé dans le cadre du service souscrit, étant entendu que certaines de ces notifications peuvent relever d’obligations réglementaires et présenter un caractère impératif.

Prospection par téléphone

Nous pouvons également être amenés à vous prospecter par téléphone.
Conformément à l’article L 223-2 du Code de la consommation, vous êtes informé que vous pouvez vous inscrire sur une liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel. Toutefois, malgré cette inscription, nous pouvons vous démarcher par téléphone dès lors qu’il existe des relations contractuelles en cours sauf si vous vous y êtes opposez ou si vous vous y opposez lors de l’appel.

 

11. Mise en oeuvre de traitements particuliers reposant sur une technologie spécifique

Vidéo-protection

Dans le cadre de la mise en œuvre des mesures de sécurité de nos locaux, nous utilisons des systèmes de vidéo-protection dans le respect des règles prévues par le code de la sécurité intérieure, et notamment des autorisations délivrées par les préfectures compétentes, ou des réglementations relatives à la protection des données personnelles.
Vous êtes informé que ces images font l’objet d’un enregistrement et d’une conservation et qu’elles peuvent mener à l’identification des personnes filmées soit par les systèmes mis en œuvre soit par les agents ayant accès aux images.
Des panneaux dans les lieux filmés vous indiquent l’existence de ce type de dispositif, l’identité du responsable et les modalités d’exercice de vos droits d’accès aux enregistrements visuels vous concernant.
Les images sont conservées pendant une durée d’un mois, sauf en cas de procédure pénale. Si une telle procédure est engagée, les images sont alors extraites du dispositif (après consignation de cette opération dans un recueil spécifique) et conservées pendant la durée de la procédure.

Cookies et autres traceurs

On entend par Cookies ou autres traceurs, les traceurs déposés et lus par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile.
Lors de vos visites sur les sites de CLEODIS et de ses filiales, des cookies et des traceurs peuvent être installés sur votre équipement (ordinateurs, smartphones, tablettes numériques, etc.).
La durée de vie de ces traceurs est de 13 mois maximum.
La politique cookies mise en œuvre par CLEODIS et de ses filiales est consultable sur chacun de leurs sites, dans la rubrique Cookies de leurs mentions légales ou en pied de page.

12. Vos droits

Dans les limites et conditions autorisées par la réglementation en vigueur, vous pouvez :

• Accéder à certaines de vos données à caractère personnel,
• Faire rectifier, mettre à jour et effacer vos données à caractère personnel, étant précisé que l’effacement ne peut intervenir que lorsque :

• o les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• o vous avez retiré votre consentement sur lequel le traitement était fondé et il n’existe pas d’autre fondement juridique le justifiant ;
• o vous vous êtes opposé au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux de le poursuivre ;
• o les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite
• o les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit français auquel CLEODIS et ses filiales sont soumises.

• Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux de le poursuivre,
• Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage lié à cette prospection,
• Recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez fournies, pour les traitements automatisés reposant sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat, et demander la portabilité de ces données auprès d’un tiers,
• Demander une limitation des traitements de données à caractère personnel que nous opérons vous concernant lorsque :

• o vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel et ce, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel
• o vous vous opposez à l’effacement des données vous concernant alors que le traitement est illicite ;
• o nous n’avons plus besoin des données mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• o vous vous êtes opposé au traitement de vos données, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par CLEODIS et ses filiales prévalent sur les vôtres.

• Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, retirer ce consentement à tout moment,
• Introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

En France, l’autorité de contrôle est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :
CNIL
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
www.cnil.fr

 

En outre, vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès, lesquelles directives peuvent être enregistrées également auprès « d’un tiers de confiance numérique certifié ». Ces directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution. Ces droits ne peuvent cependant avoir pour effet de contrevenir aux droits des héritiers ou à permettre la communication d’informations auxquelles seuls ces derniers peuvent légitimement avoir accès.

 

13. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par courrier électronique ou postal en indiquant vos nom, prénom, coordonnées de contact et en fournissant une copie de votre pièce d’identité.

Adresse postale : CLEODIS - 45 rue Solferino - 59800 Lille

Courriel : contact@cleodis.com

Pour l’exercice de vos droits, vous devez impérativement justifier de votre identité en indiquant clairement vos nom et prénoms, l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée, signer votre demande et y joindre la photocopie d’un document d’identité comportant votre signature.
L’exercice de vos droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de votre droit à la limitation du traitement ou à la portabilité des données à caractère personnel s’effectue sans frais.
Au titre de l’exercice du droit d’accès, nous vous fournirons une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. En cas de demandes manifestement infondées ou excessives notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pourrons exiger le paiement de frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs supportés pour fournir ces informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, ou refuser de répondre à votre demande.

 

Cette notice d’information est susceptible d’être modifiée.

CLEODIS - Société par actions simplifiée au capital de 625 240, 00 euros – Siège social: 45 rue Solferino 59800 LILLE – RCS 527 975 262 Lille-Métropole